Planejamento Orçamentário - COMPRAS

Numa peça orçamentária, um item importantíssimo que deve ser considerado são as compra das matérias primas e produtos acabados.

Não adianta fazermos um planejamento de vendas espetacular sem levar em consideração a posição do estoque e o lead time do fornecedor.

Já presenciei várias situações em empresas com grandes volumes de pedidos colocados e nada de vendas, isto tudo porque os itens que estavam no pedido, nunca estavam disponíveis no estoque para vendas (é incrível como a área de vendas muitas vezes apenas consegue vender aquilo que não está no estoque, ou como o cliente apenas quer comprar aquilo que não temos disponibilidade).

Empresas que possuem um alto nível de back-log, são empresas que acabam demonstrando sua grande fragilidade no planejamento de compras vs planejamento de vendas.

Se a empresa em questão é uma revenda (de produtos nacionais ou importados), ela tem que levar em consideração a disponibilidade do produto no fornecedor, o tempo de entrega (temos que lembrar que moramos em um país com dimensões continentais), se a mercadoria for importada, deve-se levar em conta o tempo de desembaraço da mercadoria. Um produto que vem da Ásia, via navio, pode ter um lead time de até 40 dias. Após a entrada do produto na empresa, geralmente ainda poderá ter um tempo de nacionalização do produto, que é para dar ao produto importado as condições mínimas exigidas pela legislação local, como manual em português, certificado de garantia, etc..

Se a empresa em questão for fabril, ela também deverá levar em consideração além do que já comentado acima, o tempo do produto na linha de produção (time work in process).

Quando se fala de fábrica, não adianta se ter no estoque 99.99% das matéria prima, você nunca poderá fornecer um produto faltando um parafuso, e por causa de uma única peça, você poderá comprometer a produção e a venda.

Por isto, num processo de previsão de vendas, você deverá considerar:

a) posição do estoque atual (disponível);
b) posição do estoque que já está em trânsito e quando estará disponível
c) tempo de desembaraço e nacionalização
d) nível do estoque de equilibrio e estoque de segurança

Muitas vezes, as empresas mantem metas de estoque máximo, políticas como nosso estoque máximo é para atender 45 dias. O que isto significa? Significa dizer que o nosso estoque máximo consegue prover as vendas em 45 dias, porém, se o lead-time da empresa for alto, esta política precisa ser repensada, caso contrário, as vendas da empresa sempre ficarão em back-log, aguardando a chegada do material..

Corra, faça um bom planejamento de compras e vá comemorar o sucesso das vendas.

Planejamento Orçamentário Receita Operacional - Vendas

Na confecção de um orçamento, uma das peças principais a ser orçada são as receitas. Logo, tem-se que usar um critério realmente dentro da realidade do negócio da empresa.

Existem várias variáveis a serem consideradas, dentre as quais destaco:

a) sazonalidade: cada produto tem uma característica bem particular. Ex: brinquedos (dia das crianças e natal), eletroeletrônicos (natal), material de papelaria (início das aulas), etc.... Com isto, você nunca poderá considerar na previsão orçamentária o mesmo nível de receita durante todos os meses do ano. Uma das formas de você analisar qual é a sazonalidade de seus produtos é analisar o histórico de vendas de sua empresa, analisando se possível as curvas de faturamento dos últimos 3 a 5 anos. Você conseguirá analisar, por exemplo quais são os meses que seus produtos costumam ter os picos de venda e também quais os meses do ano que existem o vale (pontos baixos).

b) expectativa de crescimento: outro ponto a ser considerado é a expectativa de crescimento da sua empresa. Mas, antes de analisar a expectativa de crescimento de sua empresa, é importante analisar qual a expectativa de crescimento do mercado. Sabendo-se qual será o crescimento do mercado, agora temos que saber qual é a participação da sua empresa dentro deste mercado, ou seja, qual é o seu "Market Share" . A mesma coisa, se você não sabe qual é o seu market share, está na hora de você conhecer melhor o mercado onde você atua. Existem institutos especiliazados em pesquisa de mercado que poderão fornecer qual é o tamanho do mercado onde sua empresa atua e também qual é a sua participação dentro deste mercado.

Saber o tamanho do mercado é importante, pois isto vai te fornecer a informação se é você tem espaço para crescer ou não.

Vamos supor que você tenha um mercado já definido, e que não existe previsão alguma de crescimento e que você já tenha 90% de Market Share. Por um lado, você está super feliz, pois você é líder isolado em vendas, por outro lado, você sabe que não tem quase nada de espaço para crescer, tendo em vista que os outros 10% devem estar espalhados em diversos outros concorrentes. Se for um mercado que estiver em queda, pior ainda, além de não crescer, você tenderá a perder vendas.

Se você estiver com um Market Share de 18%, quer dizer que dentro deste mercado você ainda tem muito espaço para tentar ocupar, veja o quadro abaixo:

	Mercado 2008	Mercado 2009	Mercado 2010	Mercado 2011	Mercado 2012
Produto Y	500.000	550.000	650.000	900.000	1.100.000
		10%	18%	38%	22%
Vendas da sua Empresa	90.000	100.000	150.000	250.000	330.000
		11%	50%	67%	32%
Market Share	18%	18%	23%	28%	30%

Vamos analisar o quadro juntos:

Em 2008, o tamanho de mercado de um produto Y era de 500.000 unidades/ano, conforme informação obtida por um instituto de grande confiabilidade. Sua empresa neste ano, vendeu 90.000, isto quer dizer que sua empresa possui 18% de Market Share.

Em 2009, o tamanho de mercado, conforme este mesmo instituto aumento para 550.000 unidades/ano, ou seja teve um crescimento de 10%. Já sua empresa aumentou as vendas para 100.000 unidades/ano (crescimento nas vendas em 11%), porém no mercado ela continuou com a mesma representação, ou seja continuou com 18% de mercado.

Para 2010, a empresa está criando diversos mecanismos para aumentar o seu Market Share, está fazendo

diversas campanhas de divulgação, e com isto espera aumentar o seu Market Share em 5%, pulando dos atuais 18% para 23%. E ao mesmo tempo o mercado espera crescer de 550.000 unidades/ano para 650.000 unidades/ano, um crescimento de 18%. As duas coisas acontecendo, vai gerar um crescimento nas vendas da empresa em 50%.

Para 2011, o mercado espera ter um crescimento ainda maior, era crescer em 38% e a empresa também quer aumentar sua fatia de mercado em 5%, aumentando para 28% seu Market Share, com isto, a expectativa de vendas da empresa irá aumentar de 150.000 para 250.000, um aumento de 67%.

Por isto, é muito importante, saber qual é a previsão de crescimento do mercado, antes de fazer qualquer tipo de planejamento orçamentário. Fazer qualquer previsão de crescimento, sem conhecer o mercado e sem saber quais serão as ações para aumento do Market Share, não passa de um mero chute. Um bom planejamento orçamentário tem que se basear na sua participação de mercado e também do crescimento esperado tanto do mercado quanto do Market Share.

Por outro lado, também existe a opção do mercado crescer e de outros concorrentes entrarem no mercado, com isto, seu Market Share poderá até ser reduzido. Por isto, é importante ter ações que garantam ou até aumente a sua participação do mercado.

c) participação da área comercial: Os vendedores tem que ter participação ativa na confecção da peça orçamentária. Eles tem que ter a noção das informações passadas anteriormente sobre sazonalidade e expectativas de crescimento, e eles tem que ter noção que serão cobrados por isto. Não adianta nada fazer um plano orçamentário onde a área de vendas não comprou a idéia. Eles devem ser convencidos do plano de vendas, eles devem ver que é algo realmente possível, e que ao mesmo tempo serão cobrados por isto. O plano orçamentário é que deverá ser a meta de vendas da área.

Importantíssimo, não adianta prever um crescimento nas vendas, fazer todo um plano de vendas, e não ter o produto a disposição para vendas. Da mesma forma que foi feito um plano de vendas, agora deve ser estudado o plano de compras ou produção, mas, isto é matéria que discutiremos em outro artigo.

O que é a Controladoria?

O que é a Controladoria?

Uma boa definição de Controladoria é encontrada do Wikipédia: A Controladoria é um segmento da Contabilidade, mas também pode ser definida como ramo da Administração, dependendo do enfoque dado pelos gestores e contadores responsáveis pelo suprimento de informações aos tomadores de decisão. Devido a esse fato, ela pode ser dividida didaticamente em Controladoria Administrativa e Controladoria Contábil, mas na prática profissional isso não é muito comum pois ambas as partes costumam ficar sob a égide de um único gestor (controller ou controlador). Ainda do ponto de vista contábil, em função desse relacionamento estreito com a Administração, a Controladoria pode ser considerada como pertencente ao ramo especializado da Contabilidade administrativa. Ela utiliza primordialmente o controle e o processo de planejamento e orçamento como metodologias no desempenhos de suas funções. O encarregado pela área de Controladoria em uma empresa é chamado de Controller ou Controlador. Tal área é considerado um órgão de staff, ou seja de assessoria e consultoria, fora da pirâmide hierárquica da organização.A controladoria se apóia num sistema de informações e numa visão multidisciplinar, sendo responsável pela modelagem, construção e manutenção de sistemas de informações e modelos de gestão das organizações, a fim de suprir de forma adequada as necessidades de informação dos gestores conduzindo-os durante o processo de gestão a tomarem melhores decisões. Por isso é que se exige dos profissionais da controladoria uma formação sólida e abrangente a cerca do processo de gestão organizacional.
Pessoalmente, faço o seguinte complemento para entender o que é uma controladoria, abrindo suas principais áreas:

Contabilidade Fiscal: Envolve todo o conceito de contabilidade e suas obrigações;

Contabilidade de Custos: Toda parte de formação de custos de um produto, seja ele importado ou nacional. Aqui entram os conceitos de custo padrão, mão de obra direta e indireta, custos fixos e suas formas de rateio e distribuição das despesas. Análise das divergências entre custo padrão e custo real.

Tesouraria: Contas a pagar, contas a receber, Bancos, Remessa de dinheiro para exterior, Aplicações financeiras e Fluxo de Caixa

Planejamento Estratégico: Formação de preços, Formação e posição do estoque, Planejamento de Compras, Projeção de Vendas e Estoque

Planejamento Financeiro: Orçamento (Budget, forecast) e controle orçamentário

Planejamento Tributário: Impostos Federais, estaduais e municipais, PPB, etc..

Relatórios Gerenciais para toma de Decisões: Demonstrativos de Resultado (moeda local e estrangeira se necessário), Balanço, Relatórios de Lucratividade, Giro de Estoque, Controle de Ativo Fixo e Depreciação, Provisão para Devedores Duvidosos, Etc.....

Tecnologia da Informação: em muitos casos, a área de TI também é responsabilidade da controladoria, e nas empresas que TI não está sob a responsabilidade de TI, a controladoria está intimamente ligada aos processos de TI.

Procedimentos e controles internos são essenciais dentro de uma empresa, e é obrigação do controller fazer com que sejam aplicados bons procedimentos e controles internos, sendo ele o responsável em fazer com que todos os procedimentos sejam realmente seguidos.

4 Letras que Assustam - SPED

Quatro letras que assustam


O Sistema Público de Escrituração Digital, mais conhecido como SPED, tem aterrorizado os administradores e contadores de diversas empresas. O grande intuito do governo é aumentar o controle, diminuir a sonegação e com isto, aumentar significativamente a arrecadação, sem contar que os trabalhos de fiscalização serão diminuídos drasticamente. O SPED praticamente passa a ser um “big brother fiscal”.

Para as empresas, por enquanto, o que o SPED está gerando são somente várias horas de trabalho, principalmente das áreas de TI, contabilidade e fiscal, um enorme custo, devido a horas extras e pagamentos a consultores fiscais e de sistemas. Ainda não está muito claro onde as empresas vão lucrar com estas mudanças. Ao longo do tempo, dará para dizer que algumas empresas diminuirão suas despesas com armazenagem de documentação, porém, isto é muito pouco, perto do que as empresas estão tendo que investir neste momento.

Algumas pessoas, bem mais otimistas, acreditam que com o aumento da arrecadação, será possível o governo providenciar uma reforma tributária, diminuindo assim a carga tributária, mas isto, para mim, é apenas um sonho bem distante.

O Fisco também sai ganhando bastante. Com a informatização de todos aqueles livros fiscais, e também das obrigações acessórias, o fisco ganha um elemento chamado “fiscal eletrônico”, ou seja, através da tecnologia, será possível que através de sistemas o fisco aponte rapidamente qualquer tipo de divergências, sejam elas fiscais ou contábeis.

O momento exige cautela das empresas, para que aprimorem seus controles, para que aumentem a qualidade de sua contabilidade. Nunca foi tão importante ter processos contábeis de acordo com as normas de contabilidade e principalmente de acordo com a legislação tributária atual.

Enfim, o Fisco saiu na frente, e bem na frente. Agora, as empresas estão tendo que correr atrás de forma a atender a padronização dos arquivos eletrônicos, e principalmente, não mandar para o fisco informações erradas que possam comprometer mais ainda as operações realizadas na empresa.